Die Anforderungen an Hausverwaltungen nehmen zu. Steigende Energiekosten, umfangreiche Abrechnungsprozesse und ein zunehmender Fachkräftemangel prägen den Arbeitsalltag. Gleichzeitig erwarten Eigentümer und Mieter nachvollziehbare und zügige Abläufe. In diesem Umfeld gewinnt die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen an Bedeutung.
Nach Angaben aus der Praxis setzen immer mehr Hausverwaltungen auf digitale Lösungen, um diese Anforderungen zu bewältigen. Ziel ist es, Abläufe zu vereinheitlichen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Abrechnungen effizienter zu erstellen. Im Kontext der Immobilienwirtschaft spielt der Mietspiegel, der eine Übersicht der ortsüblichen Vergleichsmiete bietet, eine Rolle bei der Einordnung von Kosten und Mieten im Marktumfeld.
Papierlose Verwaltung als organisatorische Grundlage
Ein Beispiel für diesen Ansatz ist die Dr. Fuchs Immobilien & Hoff Immobilienbetreuungs GmbH. Das Unternehmen verwaltet rund 4.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten und arbeitet seit Januar 2025 vollständig papierlos. Geschäftsführer Thilo Rumberger erklärt, dass digitale Prozesse aus seiner Sicht eine zentrale Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit von Hausverwaltungen seien.
Der Umstieg auf digitale Arbeitsweisen betrifft dabei sämtliche Bereiche der Verwaltung, insbesondere die Jahresverbrauchsabrechnung. Laut Rumberger waren frühere Abläufe von unterschiedlichen Übermittlungswegen geprägt. Zählerstände wurden per Fax, E-Mail oder in handschriftlicher Form übermittelt und mussten manuell erfasst und geprüft werden. Dies führte zu längeren Bearbeitungszeiten, bis Schlussrechnungen vorlagen.
Digitale Erfassung von Verbrauchsdaten
Durch die Einführung digitaler Prozesse werden Zählerstände heute zentral und elektronisch erfasst. Die Daten werden digital angefordert, gesammelt und in einem Kundenportal hinterlegt. Nach Angaben des Unternehmens stehen die Informationen dadurch in Echtzeit zur Verfügung. Gleichzeitig werden Übertragungsfehler reduziert und Arbeitsabläufe vereinheitlicht.
Auch der Rechnungseingang wurde digitalisiert. Schlussrechnungen der Energieversorgung werden nicht mehr postalisch zugestellt, sondern elektronisch übermittelt. Sie werden automatisiert dem jeweiligen Objekt zugeordnet, ausgelesen und geprüft. Laut Rumberger sinkt dadurch der manuelle Bearbeitungsaufwand deutlich, während die Übersicht über die Abrechnungen steigt. Dieser digitale Ansatz unterstützt Verwaltungsprozesse, die auch im Zusammenhang mit Instrumenten wie dem Mietspiegel für Eigentümer und Vermieter relevant sind.
Zeitliche Entlastung im Abrechnungsprozess
Die Umstellung auf digitale Abläufe wirkt sich nach Angaben des Unternehmens vor allem auf den Zeitbedarf aus. Während zuvor mehrere Mitarbeitende über mehrere Tage mit der Erstellung und Prüfung der Abrechnungen beschäftigt waren, beschränkt sich der Aufwand heute auf eine abschließende Kontrolle und Freigabe. Die Jahresabrechnung kann dadurch bereits zu Beginn des Jahres bereitgestellt werden.
Neben der technischen Umsetzung spielt laut Rumberger auch die Zusammenarbeit mit dem Energieversorger eine Rolle. Feste Ansprechpartner und abgestimmte Kommunikationswege erleichterten die Umsetzung komplexer Themen, etwa bei Rahmenverträgen für Strom und Gas.
Digitale Prozesse als organisatorisches Instrument
Nach Einschätzung von Rumberger ermöglichen digitale Lösungen eine strukturierte Abwicklung der Jahresabrechnung und schaffen organisatorische Freiräume. Diese könnten für andere Aufgaben in der Verwaltung genutzt werden, etwa für die Betreuung von Eigentümern und Mietern.
Die dargestellten Erfahrungen zeigen, dass die Digitalisierung in Hausverwaltungen vor allem auf Prozessvereinfachung, Zeitersparnis und eine einheitliche Datenbasis abzielt. Aussagen zu Vorteilen und Bewertungen stammen dabei aus den Angaben des Geschäftsführers der beteiligten Hausverwaltung.