Ein strukturiertes Vermietungsmanagement ist eine zentrale Voraussetzung für den wirtschaftlichen Betrieb von Immobilien. Regelmäßige Mieteinnahmen sichern den laufenden Cashflow und sind Grundlage für Finanzierungen. Bei Gewerbeimmobilien ist eine hohe Vorvermietungsquote häufig Voraussetzung für die Realisierung von Projekten. Auch im Wohnungsbau spielen Vorvermietungen eine wichtige Rolle, insbesondere bei Vorverträgen und der Einschätzung von ortsüblichen Mieten .
An Vermietungsprozessen sind in der Regel mehrere Akteure beteiligt, darunter Asset Manager, Property Manager und externe Makler. Sind deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt, kann dies zu Verzögerungen, uneinheitlicher Marktansprache und Leerständen führen. Diese Zusammenhänge wurden von vier Immobilienexperten in einem Online-Panel auf Einladung von Rueckerconsult thematisiert.
Kommunikationsstrukturen und Entscheidungswege
Nach Einschätzung der Panelteilnehmer entstehen Konflikte häufig durch unklare Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen. Mehrere Ansprechpartner, parallele Abstimmungsprozesse und fehlende Bündelung der externen Kommunikation können den Informationsfluss beeinträchtigen und Abläufe verzögern. Erfolgreiche Vermietungsprojekte seien durch klar definierte Rollen, feste Ansprechpartner und abgestimmte Entscheidungswege gekennzeichnet.
Martin Schubert, Head of Letting Management Berlin bei HIH Real Estate, erklärte, jede beteiligte Partei benötige einen festen Ansprechpartner, um einen funktionierenden Informationsfluss sicherzustellen. Mehrere Ansprechpartner auf einer Seite könnten dazu führen, dass Entscheidungen auf unvollständiger Informationsbasis getroffen werden.
Rollen von Asset Management, Property Management und Maklern
Nach Darstellung der Experten setzen Asset Manager die strategischen Rahmenbedingungen, während Property Manager und Makler operative Aufgaben in der Vermietung übernehmen. Zusätzlich können Fonds- und Investmentmanager oder Eigentümer in die Prozesse eingebunden sein.
Schubert wies darauf hin, dass fehlende Klarheit über Zuständigkeiten und Ziele zu Zielkonflikten führen könne, etwa zwischen einer schnellen Vollvermietung und langfristig stabilen Mietverhältnissen. Zu Beginn eines Projekts sollten daher unter anderem Mietpreisspannen, Vertragslaufzeiten, Investitionsrahmen sowie der Umgang mit Incentives wie mietfreien Zeiten oder Ausbauzuschüssen abgestimmt werden.
Herausforderungen bei Neubauprojekten
Jürgen Hau, Geschäftsführer von Industria Immobilien, erklärte, dass eine schnelle Vermietung bei Neubauten häufig nicht umsetzbar und nicht in jedem Fall sinnvoll sei. Mietverträge würden in der Regel nicht unmittelbar nach der ersten Besichtigung abgeschlossen. Insbesondere außerhalb von Top-Standorten sei der Vermietungsaufwand höher, auch aufgrund von Anforderungen an die Bonität der Mieter.
Sascha Nöske, CEO von Strategis, berichtete von Erstvermietungen großer Neubauprojekte mit mehreren hundert Wohneinheiten. Ziel der Auftraggeber sei es häufig, bis zur Fertigstellung keinen nennenswerten Leerstand mehr zu haben. Im höherpreisigen Segment gebe es Parallelen zum Vertrieb von Eigentumswohnungen.
Preisgestaltung und Vermietungsstrategie im Wohnungsbau
Nach Angaben von Nöske ist bei Wohnungsneubauten eine differenzierte Preisgestaltung erforderlich. Werden die Mieten nicht ausreichend an die jeweiligen Qualitäten einzelner Einheiten angepasst, könne es zu einer sogenannten asymmetrischen Vermietung kommen. In diesem Fall würden attraktivere Wohnungen schnell, aber unter Preisniveau vermietet, während verbleibende Einheiten später nur mit Abschlägen platziert werden könnten.
Das Ergebnis sei ein teilweise vermietetes Objekt, bei dem die geplante Wirtschaftlichkeit nicht erreicht werde, so Nöske. Eine frühzeitige und differenzierte Kalkulation sei daher notwendig, um Leerstände und Margenverluste zu vermeiden. Für die Einschätzung von ortsüblichen Vergleichsmieten kann eine Mietspiegeltabelle dienen.
Unterschiede zwischen Wohn- und Gewerbevermietung
Die grundsätzlichen Ziele von Wohn- und Gewerbevermietung sind nach Einschätzung der Experten vergleichbar: stabile Mieterträge und möglichst geringe Leerstände. Unterschiede ergeben sich jedoch in der Struktur der Vermarktung. Das kleinteilige Wohnsegment lässt sich nach Angaben der Panelisten besser standardisieren, während die Gewerbevermietung stärker von individuellen Nutzeranforderungen, Flächenkonzepten und langfristigen Planungen geprägt ist.
Während Wohnimmobilien in Ballungsräumen seit Jahren als Vermietermarkt gelten, entwickelt sich der Gewerbebereich zunehmend zu einem Mietermarkt. Dies geht mit längeren Vermarktungszeiträumen einher.
Erweiterte Anforderungen an Maklerleistungen
Stephan Wege, Head of Office Letting NRW bei Colliers, erklärte, die Tätigkeit von Maklern habe sich in den vergangenen Jahren verändert. Neben der Vermarktung würden zunehmend beratende Aufgaben übernommen. Dazu zählten die Entwicklung von Strategien, die Bewertung von Risiken und die Darstellung verschiedener Szenarien.
Nach Angaben von Wege werde die umfassende Vertretung von Eigentümern oder Asset Managern über den gesamten Vermietungsprozess hinweg verstärkt nachgefragt. Schubert ergänzte, dass Bestandsvermietungen im Gewerbebereich häufig eine Alternative zur Neuvermietung darstellen, da dabei geringere Kosten und Risiken anfallen.
Nachhaltigkeit, Nebenkosten und technische Ausstattung
Nach Angaben der Panelteilnehmer spielt Nachhaltigkeit weiterhin eine Rolle im Vermietungsmanagement. Stephan Wege erklärte, dass ESG-Kriterien bei großen Unternehmen eine feste Größe seien. Das Thema bei Großkonzernen sei entsprechend relevant, während kleinere Unternehmen stärker auf Nebenkosten oder technische Ausstattungen wie Lademöglichkeiten für Elektrofahrzeuge achten.
Jürgen Hau führte aus, dass bei An- und Verkäufen von Projekten ESG-Aspekte regelmäßig berücksichtigt würden. Dabei sei insbesondere der Energieeinkauf von Bedeutung, da er Einfluss auf die Betriebskosten habe. Im Wohnungsbereich gewinnen nach Einschätzung der Experten stabile und kalkulierbare Nebenkosten an Bedeutung.
Digitalisierung als Standard im Vermietungsprozess
Abschließend verwiesen die Panelisten auf die zunehmende Bedeutung digitaler Vermietungsprozesse. Strukturierte Datenräume, digitale Abläufe und eine transparente Dokumentation würden zunehmend zum Standard. Ziel sei es, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Qualität in einem wettbewerbsintensiven Markt sicherzustellen.