Mieterhaushalte müssen im laufenden Jahr nach einer Auswertung des Rechtsdienstleisters Mineko im Durchschnitt 907 Euro für Nebenkosten nachzahlen. Im Vorjahr lag der Wert demnach bei 835 Euro. Zugleich seien die Betriebskosten auf 3.049 Euro gestiegen, was einem Plus von 5,7 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspreche. Mineko, das Mieter bei der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen unterstützt, erklärt zudem, dass 86 Prozent der geprüften Abrechnungen Fehler aufwiesen. Die durchschnittliche Überhöhung der Nachforderungen liege bei 565 Euro, nach 515 Euro im Jahr 2025. Pro Quadratmeter und Monat zahlten Mieter im Schnitt 0,60 Euro zu viel.
Für Vermieter gelten bei der Betriebskostenabrechnung feste Fristen. Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Nach Erhalt haben Mieter 30 Tage Zeit, eine Nachforderung zu begleichen. Unabhängig davon können sie innerhalb von zwölf Monaten Widerspruch einlegen. Für die Abrechnung des Jahres 2024 endete die Zustellfrist am 31. Dezember 2025, die Widerspruchsfrist läuft laut Quelle bis Ende 2026. Für die Nebenkostenabrechnung 2025 gilt der 31. Dezember 2026 als Frist, für die Abrechnung 2026 der 31. Dezember 2027. Wird die Zustellung verspätet vorgenommen, entfällt die Nachforderung. Nach Angaben von Mineko versäumten 8,2 Prozent der Vermieter bei Abrechnungen für den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2024 diese Frist.
Unklare Angaben als häufigste Fehlerquelle
Den häufigsten Fehler sieht Mineko in unkonkreten Positionen. Mit einem Anteil von 74,6 Prozent sei diese Fehlerart am weitesten verbreitet. Gemeint sind dabei Kostenposten, bei denen aus der Bezeichnung nicht klar hervorgeht, um welche konkrete Betriebskostenart es sich handelt und ob diese überhaupt auf Mieter umgelegt werden darf. Ebenfalls problematisch seien Sammelpositionen, in denen vereinbarte und nicht vereinbarte sonstige Betriebskosten gemeinsam aufgeführt würden. Solche Positionen seien nur dann zulässig, wenn die einzelnen Bestandteile konkret benannt werden. Auch eine doppelte Erfassung von Kosten in mehreren Positionen wird in der Auswertung als unkonkrete Abrechnung gewertet.
Ein weiterer häufiger Punkt betrifft nicht vereinbarte Kosten. In 33,4 Prozent der ausgewerteten Abrechnungen seien nach Angaben des Unternehmens Kosten angesetzt worden, die mietvertraglich nicht vereinbart waren. Gerade sonstige Betriebskosten müssten ausdrücklich im Mietvertrag genannt sein, damit sie umgelegt werden können. Als Beispiel nennt die Quelle die Reinigung von Dachrinnen: Ist diese Position nicht vertraglich vereinbart, müssen Mieter die Kosten nicht tragen. Unzulässig sei es auch, wenn im Mietvertrag nur einzelne Betriebskostenarten aufgeführt sind, später aber weitere, dort nicht genannte Positionen berechnet werden.
Formelle Mängel und Verteilerschlüssel
Nach Mineko enthalten mehr als ein Viertel der Nebenkostenabrechnungen, konkret 26 Prozent, formell fehlerhafte Positionen. Für die Berechnung jeder einzelnen Kostenposition müssen laut Quelle mehrere Angaben nachvollziehbar enthalten sein: die Gesamtkosten, der Gesamtverteiler und der Einzelverteiler. Als Gesamtverteiler kann etwa die Gesamtfläche des Gebäudes dienen, als Einzelverteiler beispielsweise die Wohnfläche der jeweiligen Wohnung. Fehlen solche Angaben oder sind sie unvollständig, ist die formelle Nachvollziehbarkeit der Abrechnung eingeschränkt.
Auch beim Verteilerschlüssel treten Fehler auf. Laut Mineko betrifft das 13 Prozent der Abrechnungen. Maßgeblich ist grundsätzlich, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Danach kann die Umlage je nach Kostenart etwa nach Wohnfläche, Zahl der Wohneinheiten, Personenzahl oder Verbrauch erfolgen. Ist im Vertrag „Billiges Ermessen“ festgelegt, kann der Vermieter den Schlüssel frei bestimmen. Fehlt eine entsprechende Regelung, darf nur nach Fläche und Verbrauch verteilt werden. Fehler entstehen laut der Auswertung sowohl dann, wenn entgegen der Vereinbarung ein anderer Maßstab verwendet wird, als auch dann, wenn von vornherein der falsche Schlüssel gewählt wird.
Nicht umlegbare Kosten und weitere formelle Fehler
Defizite sieht Mineko außerdem bei der Frage, welche Kosten rechtlich überhaupt umgelegt werden dürfen. Zehn Prozent der aktuellen Abrechnungen weisen demnach in diesem Punkt Fehler auf. Nicht umlagefähig sind laut Quelle insbesondere Verwaltungskosten, darunter Bankgebühren, Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Porto oder Telefonkosten. Ebenfalls nicht umlagefähig seien Reparatur- und Instandhaltungskosten. Eine Ausnahme bestehe nur bei Kleinreparaturen, sofern hierzu eine entsprechende Klausel im Mietvertrag vereinbart wurde. Auch sonstige Betriebskosten seien nicht automatisch umlagefähig, selbst dann nicht, wenn sie vertraglich erwähnt werden.
Fehler können sich darüber hinaus auf die gesamte Abrechnung beziehen. In 3,4 Prozent der Fälle sei die Nebenkostenabrechnung nach Angaben von Mineko insgesamt formell fehlerhaft. Das könne etwa daran liegen, dass der Abrechnungszeitraum überschritten wurde oder bei den einzelnen Positionen Angaben zu Verteilern sowie Gesamt- oder Einzelkosten fehlen. Auch Konstellationen, in denen im Mietvertrag eine Pauschale statt einer Vorauszahlung vereinbart wurde, können laut Quelle zu formellen Problemen führen.
Nutzungszeitraum und Zustellfrist getrennt zu betrachten
Weitere Fehler betreffen den Nutzungszeitraum. In 3,3 Prozent der Fälle sei dieser falsch berechnet worden. Der Nutzungszeitraum bezeichnet den tatsächlichen Zeitraum, in dem der Mieter die Wohnung genutzt hat. Das spielt vor allem dann eine Rolle, wenn ein Einzug oder Auszug innerhalb des Abrechnungsjahres erfolgt ist und damit kein volles Jahr abzurechnen ist. Fehler in dieser Berechnung wirken sich auf den Kostenanteil des Mieters aus.
Daneben wurde nach der jüngsten Mineko-Auswertung in 2,5 Prozent der Fälle auch der Abrechnungszeitraum falsch angegeben. Für die Frage, ob die Zustellfrist eingehalten wurde, ist laut Quelle nicht der Nutzungszeitraum, sondern der Abrechnungszeitraum entscheidend. Die Auswertung zeigt damit mehrere formelle und inhaltliche Fehlerquellen, die für Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung relevant sind und für Mieter Auswirkungen auf die Höhe einer Nachforderung haben können.