Die jährliche Betriebskostenabrechnung sorgt bei Mietern häufig für Nachzahlungen. Entscheidend ist, welche Ausgaben laut Mietvertrag und Betriebskostenverordnung tatsächlich umlagefähig sind.
Betriebskostenkatalog als Grundlage
Zu den typischen Betriebskosten zählen Ausgaben für Heizung, Warmwasser, Müllabfuhr und Hausmeisterdienste. Voraussetzung für eine Umlage ist, dass der Mietvertrag eine jährliche Betriebskostenvorauszahlung vorsieht. Zusätzlich muss eine Klausel enthalten sein, die künftige zusätzliche Kostenarten ausdrücklich zulässt.
Rechtsanwältin Martina Westner vom Haus- und Grundbesitzerverein München und Umgebung verweist auf den Betriebskostenkatalog in Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung. Dieser Katalog listet 16 Kostenarten auf, die Vermieter anteilig auf Mieter umlegen können. Ein Beispiel ist die Elementarschadenversicherung gegen Überschwemmung und Hochwasser – diese fällt unter die Sach- und Haftpflichtversicherung, womit sie laut Betriebskostenkatalog umlegbar ist.
Ein Blick auf die ortsübliche Vergleichsmiete kann hilfreich sein: ortsübliche Vergleichsmiete liefert Informationen darüber, wie Wohnlagen, Baujahr und Ausstattung in die Mietpreisbestimmung einfließen.
Modernisierungskosten und Wartung
Auch Kosten, die nach Modernisierungen entstehen, können auf Mieter umgelegt werden. Beim Einbau eines Aufzugs etwa sind die laufenden Strom- und Wartungskosten umlagefähig. Nicht umlagefähig sind dagegen Instandhaltungsmaßnahmen wie Reparaturen. Wird ein Fahrstuhl repariert und anschließend vom TÜV überprüft, gilt dies nicht als Wartung, sondern als Instandsetzung, und solche Kosten muss der Vermieter selbst tragen.
Der Betriebskostenkatalog enthält detaillierte Regelungen, welche Arbeiten zur Wartung von Heizungen oder Warmwassergeräten gehören. Mieter können hier prüfen, ob abgerechnete Posten in den zulässigen Kategorien enthalten sind.
Auch das Thema Mietspiegel kann eine Orientierung bieten – zum Beispiel über Vergleichswertberechnungen in verschiedenen Regionen auf Mietspiegel–Informationen.
Regelmäßigkeit als Kriterium
Westner nennt die Regelmäßigkeit als entscheidenden Faktor: „Alles, was in einem zwei- bis fünfjährigen Turnus erfolgt, kann umgelegt werden.“ So dürfen Kosten für wiederkehrende Entrümpelungsaktionen, etwa das Entfernen von Schrottfahrrädern alle zwei bis drei Jahre, auf die Mieter verteilt werden.
Einmalige Maßnahmen fallen dagegen häufig nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten. Eine einzelne Dachbodenentrümpelung im Rahmen einer Renovierung kann nicht auf Mieter umgelegt werden.
Ausnahmen bei aperiodischen Kosten
Es gibt jedoch aperiodische Ausgaben, die laut Rechtsprechung umlagefähig sind. Muss ein morscher Baum im Gemeinschaftsgarten aus Sicherheitsgründen gefällt werden, können die Kosten als Gartenpflegekosten angesetzt werden. Diese gehören zu den 16 Betriebskostenarten. Der Bundesgerichtshof bestätigte dies in einem Urteil (Az. VIII ZR 107/20).
Grundsteuer und vergessene Posten
Vermieter können auch die Grundsteuer auf Mieter umlegen. Wird eine Position in einer Abrechnung übersehen, kann sie in zukünftigen Jahren nachgeholt werden. Rückwirkende Nachforderungen über mehrere Jahre sind jedoch ausgeschlossen, wenn der Mietvertrag bereits länger besteht.
Westner betont: „Wenn ich eine Position in einem Abrechnungszeitraum vergessen habe, heißt das nicht, dass ich für die Zukunft darauf verzichten muss.“