Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen sorgen nach Angaben von Mietervereinen regelmäßig für Rückfragen und Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Hintergrund sind unter anderem formale Anforderungen, veränderte gesetzliche Vorgaben sowie einzelne Kostenpositionen, die nicht immer korrekt angesetzt werden.
Nach Angaben von Claus Nesemann, Geschäftsführer des Mietervereins Düsseldorf, sind Abrechnungen in den vergangenen Jahren umfangreicher geworden. Als Grund nennt er unter anderem die novellierte Heizkostenverordnung sowie die seit 2023 geänderte Verteilung der CO2-Kosten zwischen Mietern und Vermietern.
Fristen für die Zustellung der Abrechnung
Für Vermieter gilt bei der Nebenkostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten ab Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Dieser Zeitraum entspricht in vielen Fällen dem Kalenderjahr. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung demnach bis zum 31. Dezember 2026 zugestellt werden.
Diese Frist gilt auch dann, wenn ein Mieter vor dem Ende des Abrechnungszeitraums auszieht. Wird die Abrechnung verspätet zugestellt, kann der Vermieter die Betriebskosten zwar weiterhin abrechnen. Hat er die Verspätung jedoch selbst zu vertreten, besteht kein Anspruch mehr auf eine Nachzahlung durch den Mieter.
Welche Kosten grundsätzlich umgelegt werden können
Zu den umlagefähigen Kosten zählen nach der Quelle unter anderem Ausgaben für Heizung, Warmwasser und Abwasser. Hinzu kommen Kosten für Grundsteuer sowie Sach- oder Haftpflichtversicherungen. Ebenfalls umlagefähig sein können Betriebskosten für Aufzüge, Beleuchtung etwa im Treppenhaus, Gartenpflege, Gebäudereinigung, Ungezieferbeseitigung oder einen gemeinschaftlichen Waschraum.
Auch Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr, Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlagen sowie Hausmeisterkosten können in der Abrechnung enthalten sein. Voraussetzung ist laut Quelle, dass diese Positionen im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind und dort auch vereinbart wurde, dass der Mieter sie trägt.
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Abrechnung muss nachvollziehbar sein
Mieter müssen nach den Vorgaben in der Lage sein, die Abrechnung inhaltlich nachzuvollziehen und rechnerisch zu überprüfen. Dazu gehört eine klare Auflistung der einzelnen Kostenpositionen sowie die Angabe, nach welchem Verteilerschlüssel die Kosten auf die Bewohner umgelegt wurden.
Nach Angaben des Mietervereins Düsseldorf kommt es dabei sowohl zu formalen als auch zu inhaltlichen Fehlern. Genannt werden in der Quelle unter anderem Fehler bei der Berechnung der Heizkosten oder Kostenpositionen, die in der Regel nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu zählen etwa Reparaturkosten, Mietkosten für Rauchmelder und Feuerlöscher oder Bank- und Kontogebühren.
Einsicht in Belege und schriftlicher Widerspruch
Bei Zweifeln an der Abrechnung haben Mieter nach Angaben von Claus Nesemann das Recht, Einsicht in die Belege des Vermieters zu nehmen. Sie können sich Rechnungen und Unterlagen zeigen lassen, um einzelne Positionen zu prüfen. Laut Nesemann dürfen Mieter von diesen Rechnungen auch Fotos anfertigen.
Wer Fehler vermutet, kann schriftlich Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen. Dafür gilt eine Frist von zwölf Monaten ab Erhalt der Abrechnung. Unterstützung bei der Prüfung bieten laut Quelle unter anderem der Deutsche Mieterbund und die Verbraucherzentralen. Nesemann rät zugleich davon ab, ohne vorherige rechtliche Abstimmung Vorauszahlungen einzubehalten.
Folgen bei Nichtzahlung und Anspruch auf Rückzahlung
Bleiben Nachforderungen aus einer Nebenkostenabrechnung unbezahlt, kann dies für Mieter rechtliche Folgen haben. Nach Angaben der Quelle gelten Nebenkosten als Teil der Miete. Die Nichtzahlung stellt damit eine Pflichtverletzung dar, die im Einzelfall auch eine fristlose Kündigung des Mietverhältnisses rechtfertigen kann.
Umgekehrt bleibt ein Rückzahlungsanspruch des Mieters bestehen, wenn im Abrechnungszeitraum zu viel gezahlt wurde. Legt der Vermieter auch nach Ablauf der Frist keine Nebenkostenabrechnung vor, können Mieter diese nach den Angaben der Quelle notfalls gerichtlich einfordern.
Neue Vorgaben bei der CO2-Kostenverteilung
Ein Schwerpunkt bei aktuellen Abrechnungen liegt laut Mieterverein Düsseldorf auf der Verteilung der CO2-Abgabe. Seit 2023 tragen nicht mehr allein die Mieter diese Kosten. Auch Vermieter müssen sich beteiligen. Maßgeblich ist dabei nach der Quelle der energetische Zustand des Gebäudes.
Je nach Einstufung des Hauses verschiebt sich der Kostenanteil zwischen beiden Seiten. Investitionen in Heiztechnik oder energetische Sanierungen können sich auf diese Verteilung auswirken. Nach Angaben von Nesemann trägt diese neue Rechtslage dazu bei, dass Abrechnungen umfangreicher und für Mieter schwerer überprüfbar werden.
Prüfung kann finanzielle Folgen haben
Die Prüfung einer Nebenkostenabrechnung kann daher sowohl bei Nachforderungen als auch bei möglichen Rückerstattungen relevant sein. Entscheidend ist, ob die angesetzten Kosten zulässig sind, ob der Mietvertrag die Umlage vorsieht und ob die Abrechnung rechnerisch sowie formal nachvollziehbar erstellt wurde.
Mieter sollten nach Erhalt einer Abrechnung die enthaltenen Positionen, die Fristen sowie den Verteilerschlüssel prüfen und bei Unklarheiten Einsicht in die Belege verlangen. Innerhalb der gesetzlichen Frist kann anschließend Widerspruch eingelegt werden, wenn einzelne Posten oder Berechnungen nicht nachvollziehbar sind.